POLÍTICA DE PRIVACIDAD

A. PRINCIPIOS GENERALES

Los principios generales indicados a continuación guiarán todas las decisiones que tome UNICOMER, S.A, siendo de obligado cumplimiento y debiendo ser incorporados a todas las actuaciones que impliquen el Tratamiento de Datos Personales:

1. PRINCIPIO DE INFORMACIÓN

De acuerdo con el principio de información, UNICOMER, S.A se encuentra obligada a informar a los Titulares las características principales del Tratamiento al que serán sometidos sus Datos Personales, de modo expreso, preciso e inequívoco, lo que se materializa mediante la puesta a disposición del Aviso de Privacidad en sus tres modalidades: integral, simplificado y corto.

La modalidad en que el Aviso de Privacidad debe ser puesto a disposición del Titular dependerá de las circunstancias específicas en que se recaban los Datos Personales: de los medios utilizados para la obtención de los Datos Personales y de la forma en que éstos se obtengan, ya sea de manera personal1, directa2 o indirecta3 de su Titular.

• El Aviso de Privacidad integral se puede utilizar cuando los Datos Personales sean obtenidos personalmente de los Titulares.

• El Aviso de Privacidad simplificado se puede utilizar cuando los Datos Personales sean obtenidos directamente de los Titulares.

• El Aviso de Privacidad corto se puede utilizar únicamente cuando el espacio utilizado para la obtención de los Datos Personales sea mínimo y limitado, de forma tal que los Datos Personales obtenidos también sean mínimos.

El Aviso de Privacidad debe ser puesto a disposición del Titular, previo al Tratamiento de sus Datos Personales, cuando éstos se obtengan de forma personal o directa. En los casos en que los Datos Personales se hubieran obtenido de forma indirecta, el Aviso de Privacidad deberá hacerse del conocimiento del Titular al primer contacto que se tenga con éste, siempre y cuando el Tratamiento requiera el contacto con el Titular.

El Aviso de Privacidad puede difundirse o reproducirse a través de cualquier de los siguientes medios: formato físico, electrónico, óptico, sonoro, visual o a través de cualquier otra tecnología que permita su eficaz comunicación.

Se deberá poner a disposición de los Titulares un nuevo Aviso de Privacidad cuando: (i) cambie la identidad del Responsable; (ii) se requiera recabar nuevos Datos Personales a aquéllos señalados en el Aviso de Privacidad; (iii) se cambien o incorporen nuevas finalidades a las señaladas en el Aviso de Privacidad; y (iv) se modifiquen las condiciones de las Transferencias o se vayan a realizar Transferencias no previstas originalmente.

En cumplimiento al principio de información, el Comité de Protección de Datos Personales deberá implementar o coordinar las siguientes acciones:

• Implementar los mecanismos de difusión del Aviso de Privacidad referidos con anterioridad.

• Verificar constantemente que el Aviso de Privacidad integral siempre esté disponible para su consulta en las instalaciones de UNICOMER, S.A; así como en la red interna de UNICOMER, S.A. La periodicidad con la que deberá llevarse a cabo esta verificación, la fijará el Comité de Protección de Datos Personales a su prudente arbitrio, considerando el grado de exposición a fallas de dichos medios de difusión.

• Revisar periódicamente las tres modalidades del Aviso de Privacidad y, en caso de ser necesario, actualizar las mismas de acuerdo con los elementos informativos que establece la legislación.

•  Determinar si las actualizaciones al Aviso de Privacidad resultan aplicables a los Titulares respecto de los cuales ya se tienen sus Datos Personales, en cuyo caso deberá darles a conocer el nuevo Aviso de Privacidad, mediante el envío de un correo electrónico masivo, por ejemplo.

• Determinar y verificar constantemente que las modalidades y momentos en que se da a conocer el Aviso de Privacidad sean acordes con los procesos de UNICOMER, S.A

2. PRINCIPIO DE CONSENTIMIENTO

UNICOMER, S.A debe obtener el Consentimiento del Titular previo al Tratamiento de sus Datos Personales, salvo que se actualice alguno de los supuestos de excepción que establece la legislación, a saber:

• Cuando el Tratamiento sea necesario porque así lo ordena una ley;

• Los Datos Personales se obtengan de una fuente de acceso público;

• Los Datos Personales se sometan a un procedimiento previo de disociación, de forma tal que no se pueda identificar su Titular;

• El Tratamiento tenga el propósito de cumplir obligaciones derivadas de una relación jurídica con el Titular;

• Exista una situación de emergencia que potencialmente pueda dañar a un individuo en su persona o en sus bienes;

• Los Datos Personales sean indispensables para la atención médica, la prevención, diagnóstico, la prestación de asistencia sanitaria, Tratamientos médicos o la gestión de servicios sanitarios, mientras el Titular no esté en condiciones de otorgar el Consentimiento, en los términos que establece las leyes de salud y demás disposiciones jurídicas aplicables, y que el Tratamiento se realice por una persona sujeta al secreto profesional u obligación equivalente; ó,

• Se dicte resolución de autoridad competente.

El Consentimiento puede ser tácito4, expreso5 o expreso y por escrito6, dependiendo del tipo de Datos Personales. El Consentimiento, por regla general, puede ser tácito; sin embargo, cuando se trate de Datos Personales patrimoniales o financieros, se requiere del Consentimiento expreso del Titular; y cuando se trate de Datos Personales Sensibles, debe ser expreso y por escrito, salvo que se actualice alguna de las excepciones señaladas con anterioridad.

Para efectos ilustrativos, a continuación, se presenta una clasificación de los Datos Personales:

• Identificación7;

• Contacto o electrónico8;

• Laborales9;

•  Características físicas10;

•  Académicos11;

• Patrimoniales o financieros12;

•  Biométricos13;

• Sensibles14, que incluyen: ideológicos15; sobre opiniones políticas16; sobre afiliación sindica17;  de salud18; sobre vida sexual19; así como de origen étnico o racial20;

•  De tránsito y movimientos migratorios21; y

• Sobre procedimientos administrativos y/o jurisdiccionales.

Cuando se vayan a realizar Transferencias de Datos Personales que requieran el Consentimiento del Titular, se deberá incluir en el Aviso de Privacidad una cláusula que permita al Titular indicar si acepta o no la Transferencia de su información personal, tomando en cuenta el tipo de Datos Personales que se vayan a Transferir (patrimoniales, financieros, sensibles o cualquier otro), para que se obtenga el Consentimiento del Titular según corresponda: tácito, expreso o expreso y por escrito.

Conforme a lo establecido en la Ley, las Transferencias nacionales o internacionales de Datos Personales podrán llevarse a cabo sin el Consentimiento del Titular cuando se dé alguno de los siguientes supuestos:

Cuando la Transferencia sea necesaria para la prevención o el diagnóstico médico, la prestación

de asistencia sanitaria, tratamiento médico o la gestión de servicios sanitarios;

• Cuando la Transferencia sea efectuada a sociedades controladoras, subsidiarias o afiliadas bajo el control común del Responsable, o a una sociedad matriz o a cualquier sociedad del mismo grupo que opere bajo los mismos procesos y políticas internas;

• Cuando la Transferencia sea necesaria por virtud de un contrato celebrado o por celebrar en interés del Titular, por el Responsable y un Tercero;

• Cuando la Transferencia sea necesaria o legalmente exigida para la salvaguarda de un interés público, o para la procuración o administración de justicia;

• Cuando la Transferencia sea precisa para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; y

• Cuando la Transferencia sea necesaria para el mantenimiento o cumplimiento de una relación jurídica entre UNICOMER, S.A y el Titular.

En cumplimiento al principio de Consentimiento, el Comité de Protección de Datos será responsable de implementar o coordinar las siguientes acciones:

• Implementar formularios para cada uno de los perfiles de los Titulares, en los que se incluyan las modalidades del Aviso de Privacidad que han quedado señaladas con anterioridad, para recabar el Consentimiento expreso y por escrito de los Titulares, a través de las opciones de marcado previstas en cada una de estas modalidades.

• Conservar el documento físico que permita acreditar que obtuvo el Consentimiento expreso y por escrito del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.

• Verificar constantemente los procedimientos internos de UNICOMER, S.A con la finalidad de confirmar que el Consentimiento de los Titulares se recabe previo a la obtención o uso de los Datos Personales.

3. PRINCIPIO DE FINALIDAD

Los Datos Personales sólo pueden ser tratados para cumplir con la finalidad o finalidades que hayan sido informadas al Titular en el Aviso de Privacidad y, en su caso, consentidas por éste.

El Tratamiento de los Datos Personales puede incluir finalidades primarias que son aquéllas que dan origen y son necesarias para la relación jurídica con el Titular; y finalidades secundarias que son aquéllas que no cumplen con la condición anterior.

Conforme a la legislación en materia de protección de Datos Personales, el Titular puede negar su Consentimiento, así como oponerse al Tratamiento de sus Datos Personales para las finalidades secundarias, sin que ello tenga como consecuencia la conclusión del Tratamiento para las finalidades primarias.

En ese sentido, es indispensable que en el Aviso de Privacidad se identifique y distinga entre las finalidades primarias y secundarias del Tratamiento, y se indique el mecanismo habilitado para que el Titular, si así lo desea, manifieste su negativa al Tratamiento de sus Datos Personales para todas o algunas de las finalidades secundarias. Este mecanismo debe estar a disposición de los Titulares previo a que su información personal sea tratada para dichos fines.

En cumplimiento al principio de finalidad, el Comité de Protección de Datos Personales será responsable de implementar o coordinar las siguientes acciones:

• Concientizar al personal de UNICOMER, S.A a efecto de que conozca claramente cuáles son las finalidades para las cuales pueden ser tratados los Datos Personales.

• Revisar periódicamente los procedimientos internos de UNICOMER, S.A con la finalidad de verificar que los Datos Personales únicamente estén siendo utilizados para las finalidades informadas en el Aviso de Privacidad.

• Verificar constantemente las finalidades informadas en el Aviso de Privacidad para confirmar que la mismas sean acordes con los procesos internos de UNICOMER, S.A y, en su caso, coordinar la actualización del Aviso de Privacidad y su puesta a disposición a los Titulares.

• Implementar mecanismos que permitan identificar a los Titulares que hubieran negado su Consentimiento para el Tratamiento de sus Datos Personales para finalidades secundarias.

4. PRINCIPIO DE PROPORCIONALIDAD

El principio de proporcionalidad establece las siguientes obligaciones:

• Tratar sólo aquellos Datos Personales que resulten necesarios, adecuados y relevantes en relación con las finalidades para las cuales se obtuvieron;

• Realizar esfuerzos razonables para limitar el periodo de Tratamiento al mínimo indispensable;

• Limitar el acceso a los Datos Personales sólo al personal que requiera conocer los mismos en el desempeño de sus funciones;

En cumplimiento al principio de proporcionalidad, el Comité de Protección de Datos Personales será responsable de implementar o coordinar las siguientes acciones:

• Concientizar a su personal a efecto de que conozca claramente cuáles son los Datos Personales que puede obtener y almacenar de los Titulares;

• Revisar periódicamente los formularios utilizados por UNICOMER, S.A, con la finalidad de confirmar que los Datos Personales que prevén los mismos continúen siendo necesarios para el cumplimiento de las finalidades informadas en el Aviso de Privacidad;

• Verificar constantemente que los períodos establecidos para el Tratamiento de los Datos Personales sean los mínimos indispensables, especialmente por lo que hace al Tratamiento de Datos Personales Sensibles;

5.PRINCIPIO DE CALIDAD

El principio de calidad establece la obligación de que los Datos Personales que vayan a ser sometidos a Tratamientos, sean:

• Exactos: Los Datos Personales son exactos cuando reflejan la realidad de la situación de su Titular, es decir, son verdaderos o fieles;

• Completos: Los Datos Personales están completos cuando no falta ninguno de los que se requiera para las finalidades para las cuales se obtuvieron y son tratados de forma tal que no se cause un daño o perjuicio al titular;

• Pertinentes: Los Datos Personales son pertinentes cuando corresponden efectivamente al Titular;

• Actualizados: Los Datos Personales son actualizados cuando están al día y corresponden a la situación real del Titular;

• Correctos: Los Datos Personales son correctos cuando cumplen con todas las características anteriores, es decir, son exactos, completos, pertinentes y actualizados.

Es importante señalar que existe la presunción de que los Datos Personales cumplen con estas características cuando los proporciona directamente su Titular y hasta en tanto éste no manifieste y acredite lo contrario; o bien, UNICOMER cuente con evidencia que lo contradiga.

En cumplimiento al principio de calidad, el Comité de Protección de Datos Personales será responsable de implementar o coordinar las siguientes acciones:

• Recabar los Datos Personales directamente de su Titular, a través de los formularios implementados para tal efecto, mismos que idealmente deberán ser firmados por el Titular de los mismos;

• Cuando sea posible, conservar los formularios respectivos que permitan acreditar que el Titular proporcionó sus Datos Personales de forma directa;

• Asimismo, es imprescindible informar a los titulares de los datos de la necesidad de mantener actualizados sus datos, de forma que los mismos sean en todo momento exactos y veraces. Para ello, es necesario habilitar canales adaptados a la tipología de titulares de los datos para facilitar la interacción de los mismos con la sociedad de UNICOMER, S.A que esté realizando el Tratamiento de forma que su actualización no requiera de un esfuerzo desproporcionado a los titulares.

6. PRINCIPIO DE LICITUD Y LEALTAD

Los Datos Personales tienen que ser tratados de manera lícita y leal, lo que supone que UNICOMER, S.A sólo podrá hacer con los Datos Personales aquello que esté legalmente permitido.

De acuerdo con el principio de lealtad, la obtención de los Datos Personales no podrá hacerse a través de medios engañosos, ni fraudulentos, lo que implica que:

• No se recaben Datos Personales con dolo, mala fe o negligencia;

• No se vulnere la confianza del Titular con relación a que sus Datos Personales serán tratados conforme a lo acordado; y

• Se informen todas las finalidades del Tratamiento en el Aviso de Privacidad.

UNICOMER, S.A se asegurará siempre y en todo caso de que el Tratamiento de los Datos Personales se lleve a cabo con apego a la legislación, contar con, al menos, una de las causas que justifica el Tratamiento de los datos, sin utilizar medios engañosos o fraudulentos en su obtención, respetando en todo momento la expectativa razonable de confidencialidad de los mismos.

En cumplimiento al principio de licitud y lealtad, el Comité de Protección de Datos Personales será responsable de implementar o coordinar las siguientes acciones:

• Realizar verificaciones periódicas con la finalidad de confirmar que los Datos Personales estén siendo tratados de conformidad con la presente Política PDP;

• Incluir cláusulas en los contratos con su personal o Encargados que garanticen la confidencialidad de los Datos Personales;

• Revisar periódicamente los procedimientos y formularios utilizados por UNICOMER, S.A y sus Encargados, para verificar que en éstos no se utilicen prácticas que lleven a la obtención de los datos de manera dolosa, de mala fe o con negligencia;

• Prever sanciones para su personal o Encargados, en caso de que violen su deber de confidencialidad o hagan uso de prácticas dolosas, de mala fe o negligentes para la obtención de los Datos Personales.

Queda asimismo prohibida la adquisición u obtención de Datos Personales de fuentes ilegítimas, así como de fuentes que no garanticen suficientemente su legítima procedencia o de fuentes cuyos que hayan obtenido los datos vulnerando la legislación vigente.

7. PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD

El principio de responsabilidad establece la obligación de velar por el cumplimiento del resto de los principios, adoptar las medidas necesarias para su aplicación, y demostrar ante Titulares y el Prodhab, que UNICOMER, S.A cumple con sus obligaciones en torno a la protección de los Datos Personales. Conforme a este principio, UNICOMER, S.A está obligada a velar por la protección de los Datos Personales, aun cuando los mismos estén siendo tratados por un Encargado.

En cumplimiento al principio de responsabilidad, el Comité de Protección de Datos Personales será responsable de implementar o coordinar las siguientes acciones:

• Poner en práctica un programa de capacitación, actualización y concientización del personal sobre las obligaciones en materia de protección de Datos Personales;

• Incluir cláusulas en los contratos que celebre con sus Encargados, por medio de las cuales éstos se obliguen a:

1. Tratar los Datos Personales únicamente conforme a las instrucciones de UNICOMER, S.A; abstenerse de tratar o transferir los Datos Personales para finalidades distintasa las instruidas por UNICOMER, S.A;
2. Implementar medidas de seguridad para garantizar la protección de los Datos Personales;
3. Guardar confidencialidad respecto de los Datos Personales tratados;
4. Permitir que UNICOMER, S.A verifique el Tratamiento que está dando a los Datos Personales; y
5. Suprimir los Datos Personales una vez cumplida la relación contractual o por instrucciones de UNICOMER, S.A

• Actualizar la presente Política PDP, para asegurar que continúen siendo vigentes con relación a la legislación aplicable y considerando posibles cambios o cualquier modificación en los procedimientos y/u operaciones de UNICOMER, S.A que puedan tener repercusiones en el ámbito de protección de Datos Personales; y

• Realizar las actividades de verificación que a su cargo establece la presente Política PDP, cuando menos, de forma anual, a través del Check-List de Cumplimiento que para tales efectos apruebe el Comité de Protección de Datos Personales, salvo por aquellas obligaciones que por su naturaleza requieran de una periodicidad menor que fijará el Comité de Protección de Datos Personales a su prudente arbitrio, considerando el grado de exposición a fallas.

8. PRINCIPIO DE INTEGRIDAD

Los Datos Personales serán tratados de tal manera que se garantice su seguridad a través de la implementación de medidas técnicas y organizativas que permitan garantizar un nivel de seguridad adecuado contra todo acceso no autorizado o ilícito, su manipulación indebida, así como su destrucción.

En virtud del principio de integridad, las medidas de protección garantizarán igualmente la disponibilidad de los datos, así como su posible recuperación en caso de destrucción accidental o intencionada de los mismos.

9. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD

 Todo el personal de UNICOMER, S.A realizará el Tratamiento de los Datos Personales con la máxima confidencialidad y secreto, no pudiendo ser utilizados para otros fines distintos aquellos para los que fueron recogidos y sin que puedan ser comunicados o cedidos a Terceros fuera de los casos permitidos por la legislación aplicable.

Lo anterior implicará la inclusión en los contratos de los trabajadores de cláusulas de confidencialidad específicas y la implementación de medidas técnicas que permitan evitar la copia masiva de datos o su extracción en dispositivos no autorizados.

10. PRINCIPIO DE ESPECIAL PROTECCIÓN EN LAS TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES Y COMUNICACIONES A TERCEROS PAÍSES

UNICOMER, S.A, dado su carácter y composición internacional, garantizará en todo momento la máxima seguridad y el cumplimiento estricto de la legislación vigente, así como de las recomendaciones que puedan ser emitidas por parte de Prodhab, a la hora de realizar transferencias o comunicaciones de Datos Personales a sociedades del grupo o a cualquier Tercero ajeno a UNICOMER, S.A, especialmente si se trata de países que no brinden un nivel adecuado de protección.

A estos efectos, UNICOMER, S.A tomará en consideración y aplicará, siempre que sea posible, las garantías, cláusulas tipo y normas corporativas vinculantes emitidas por el Prodhab, de acuerdo con lo dispuesto en el Protocolo de Actuación que se acompaña como Anexo II a la presente Política PDP. En caso de no poder garantizar la seguridad y el correcto Tratamiento de los Datos Personales por parte de un Tercero que no cuente con un nivel adecuado de protección, se requerirá una autorización previa del Comité de Protección de Datos Personales sin la cual no se podrá realizar la transferencia o comunicación.

B.  UNICOMER, S.A COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

1.TIPOLOGÍA Y ORIGEN DE LOS DATOS PERSONALES

UNICOMER, S.A tendrá el carácter de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales en relación con aquellos Datos Personales respecto de los cuales determine los fines y medios del Tratamiento.

En el marco de su actividad, UNICOMER, S.A tendrá el carácter de Responsable, entre otros, de los Datos Personales obtenidos de las siguientes categorías de interesados:

•  Candidatos

•  Empleados

•  Clientes

•   Proveedores

•  Visitantes

2. CICLO DE VIDA DE LOS DATOS PERSONALES

En términos generales, el ciclo de vida de los Datos Personales comprende las siguientes fases:

•   Obtención

•   Tratamiento

•   Clasificaciónyalmacenamiento

•   Cesión

•   Eliminación

I.  OBTENCIÓN

Cuando UNICOMER, S.A actúe como Responsables de Tratamiento aplicarán todas las medidas incluidas en la presente Política PDP a la hora de obtener los Datos Personales, privilegiando como causa de justificación para la obtención de los datos el Consentimiento otorgado por los titulares el cual deberá solicitarse, siempre y en todo caso, una vez informado al interesado de los motivos por los que se solicitan los datos, la finalidad o finalidades para los que van a ser empleados, los medios de Tratamiento y, especialmente, los derechos que les asisten como titulares de los mismos. Esto a través de la puesta a disposición de un Aviso de Privacidad.

Siempre que sea posible se solicitará un Consentimiento por escrito, entregando copia del documento preparado a tal efecto al interesado, y ello aunque pudieran existir otras bases legales que justificaran la solicitud de los datos (ej. la existencia de una relación laboral entre UNICOMER, S.A y el interesado).

2.  TRATAMIENTO

El Tratamiento que UNICOMER, S.A realiza de los Datos Personales se ajustará a la categoría de interesado, limitándose siempre y en todo caso al cumplimiento de los fines para los cuales fueron recabados e informados en el Aviso de Privacidad.

En el caso en el que el titular de los Datos Personales mantenga una relación laboral con UNICOMER, S.A, el Tratamiento realizado de los datos se limitará a aquellas finalidades directamente ligadas a la relación profesional, debiendo informar y solicitarse el Consentimiento expreso de los interesados para la realización de cualquier otro tipo de Tratamiento o para alcanzar cualquier finalidad que no esté amparada por la relación laboral (envío de publicidad, campañas de marketing, prestación de servicios que no estén directamente ligados con la relación laboral, etc.).

En el caso de los clientes y proveedores de UNICOMER, S.A, que se trataren de personas jurídicas, se entiende que estas se encuentran expresamente excluidos de la regulación de protección de Datos Personales en Costa Rica. No obstante, las personas jurídicas suelen proporcionar información y documentación corporativa que contiene Datos Personales de sus accionistas, órganos de administración y vigilancia, delegados especiales y representantes legales. UNICOMER, S.A basándose en los principios de responsabilidad y lealtad, ha decidido aplicarles los mismos principios de protección y Tratamiento que al resto de Datos Personales.

Asimismo, las personas jurídicas suelen designar a una o varias personas físicas, directivos o trabajadores a los efectos de actuar como enlace y responsables de la operación de la relación contractual establecida con los clientes y proveedores. UNICOMER, S.A se asegurará que la información que se obtenga de ellas se limite en todo caso a su nombre completo, funciones o puestos desempeñados, domicilio, teléfono y correo institucional, quedando excluidos de la regulación de Datos Personales, esto en base al principio de finalidad y de proporcionalidad.

3.  CLASIFICACIÓNYALMACENAMIENTO

UNICOMER, S.A, en su condición de Responsable de Tratamiento, clasificará y almacenará los datos de

las distintas categorías de interesados dentro de los límites y con las garantías que marca la legislación

vigente.

Los Datos Personales de los empleados, clientes y proveedores se encuentran, además, almacenados en bases de datos distintas, teniendo acceso a los mismos únicamente aquellos departamentos que por sus funciones específicas tienen la necesidad de realizar su Tratamiento.

Las bases de datos se encuentran, en todo caso, protegidas por las medidas técnicas necesarias para garantizar la integridad de los datos, su disponibilidad, así como su posible recuperación en caso de destrucción accidental o intencionada de los mismos.

4.   ACCESO, CESIÓN Y TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE LOS DATOS PERSONALES

Como la mayoría de las empresas, UNICOMER, S.A tiene externalizados parte de sus servicios profesionales a través de distintos proveedores (servicios legales, gestorías, proveedores de Internet, mensajería, etc.) que tienen accesos parciales y limitados a los Datos Personales de los que UNICOMER, S.A es Responsable.

No obstante y, de acuerdo con la legislación vigente, los accesos acordados con estos Terceros, más allá de las precauciones adoptadas, no se considerará una transferencia de datos, sino una remisión.

En cualquier caso, UNICOMER, S.A incluye de forma generalizada una cláusula de protección de datos en la que se regulan los derechos y obligaciones de las partes en todos los acuerdos firmados con proveedores, específicamente cuando por su actividad, los proveedores puedan ser considerados como Encargados o Subencargados de Tratamiento. De ser necesario, UNICOMER, S.A firma paralelamente un acuerdo específico para regular las particularidades del Tratamiento, de conformidad con la legislación vigente.

Estas mismas precauciones son adoptadas en los casos de transferencias de datos dentro de UNICOMER, S.A. para cualquier tipo de transferencia internacional, respetándose y aplicando los diferentes estándares (cláusulas tipo, normas vinculantes, etc.) publicados por las autoridades competentes.

5.   ELIMINACIÓN

En cumplimiento de los principios antes enumerados, UNICOMER, S.A ha adoptado el compromiso de NO mantener Datos Personales más allá de los tiempos exigidos para el cumplimiento de la relación jurídica y las obligaciones legales derivadas de la misma (laborales, fiscales, penales, etc.). La Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales en Costa Rica establece un lapso de eliminación de DIEZ AÑOS desde la fecha de ocurrencia de los hechos registrados, salvo disposición normativa especial que disponga otra cosa. En caso de que sea necesaria su conservación, más allá del plazo estipulado, deberán ser desasociados de su titular.

Para ello, UNICOMER, S.A ha aprobado un Protocolo de Eliminación de datos que se acompaña al presente documento como parte del Anexo II, a través del cual se pretende garantizar el cumplimiento de la legislación vigente y el ejercicio de los derechos por parte de los titulares de los Datos Personales.

C.   RELACIÓNCON PROVEEDORESYSUBCONTRATISTAS

UNICOMER, S.A realizará las verificaciones previas y tomará las medidas adecuadas para garantizar que todo proveedor o subcontratista con el que pretenda contratar asume los compromisos y obligaciones marcados por la normatividad de la materia.

En el caso en el que el proveedor o subcontratista no se adhiera de forma incondicional a las cláusulas o los documentos preparados al efecto por el departamento legal de UNICOMER, S.A, será necesario someter el acuerdo alcanzado con el subcontratista o proveedor a la consideración del DPO, el cual deberá autorizar o rechazar las modificaciones u objeciones presentadas.

Cuando se trabaje de forma regular con algún proveedor o subcontratista, se le requerirá periódicamente y de forma aleatoria la documentación o las pruebas que acrediten el cumplimiento por parte de éste de las medidas y obligaciones acordadas.

En el caso en el que el proveedor o subcontratista únicamente preste sus servicios mediante cláusulas de adhesión, será necesario analizar previamente la política y los compromisos en materia de protección de datos adquiridos por el proveedor o subcontratista, solicitar a éste la ubicación o ubicaciones desde las cuales llevará a cabo el Tratamiento (incluido el almacenamiento de los Datos Personales) y solicitar un informe al DPO, especialmente si el proveedor o subcontratista se encuentra en un país que no brinde un nivel adecuado de seguridad.

A la hora de valorar la elección entre distintos proveedores o subcontratistas, se tendrá en cuenta ya sea en forma de baremo, méritos o cualquier otro sistema de elección, el cumplimiento y el compromiso por parte del proveedor o subcontratista en materia de Protección de Datos. Asimismo, salvo autorización expresa por parte del Consejo de Administración de la sociedad regional que corresponda de UNICOMER, S.A, no se contratará con ningún proveedor o subcontratista que haya sido sancionado o condenado por una infracción en materia de protección de datos.

¹Por obtención personal se entiende al acto en el cual el Titular proporciona los Datos Personales al Responsable o a la persona física designada por el Responsable, con la presencia física de ambos.

² Por obtención directa se entiende al acto en el cual el propio Titular proporciona los Datos Personales por algún medio que permite su entrega directa al Responsable, entre ellos, medios electrónicos, ópticos, sonoros, visuales o cualquier otra tecnología, como correo postal, internet o vía telefónica, entre otros.
³Por obtención indirecta se entiende al acto en el cual el Responsable obtiene los Datos Personales sin que el Titular se los haya proporcionado de forma personal o directa, como por ejemplo a través de una fuente de acceso público o una transferencia.

⁴ Se entiende por consentimiento tácito cuando la persona que debe otorgar su consentimiento lo manifiesta a través de hechos o actos que lo presupongan o que autoricen a presumirlo, como el contestar una encuesta después de haber tenido conocimiento del Aviso de Privacidad.

⁵Se entiende por consentimiento expreso aquel que debe ser manifestado de forma clara ya sea por escrito, verbal o por signos inequívocos, como la firma de cierto documento o aceptación vía telefónica.

⁶ Mediante firma autógrafa, huella dactilar, firma electrónica del Titular o cualquier otro mecanismo autorizado que permita identificarlo plenamente

⁷Información concerniente a una persona física que permite diferenciarla de otras en una colectividad, tales como: nombre, estado civil, firma autógrafa y electrónica, Registro Federal de Contribuyentes (RFC), Clave Única de Registro de Población (CURP), número de cartilla militar, lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, fotografía, edad, entre otros.

⁸Información que permite mantener o entrar en contacto con su titular, tal como: domicilio, correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular, entre otra.

⁹Información concerniente a una persona física relativa a su empleo, cargo o comisión, desempeño laboral y experiencia profesional, generada a partir de procesos de reclutamiento, selección, contratación, nombramiento, evaluación y capacitación, tales como: puesto, domicilio de trabajo, correo electrónico institucional, teléfono institucional, referencias laborales, fecha de ingreso y terminación del empleo, entre otros.

¹⁰  Información sobre una persona física relativa a su fisonomía, anatomía, rasgos o particularidades específicas, como: color de la piel, del iris o del cabello, señas particulares, estatura, peso, complexión, cicatrices, tipo de sangre, entre otras.

¹¹Información concerniente a una persona física que describe su preparación, aptitudes, desarrollo y orientación profesional o técnica, avalada por instituciones educativas, como lo son: trayectoria educativa, títulos, cédula profesional, certificados, reconocimientos, entre otros.

¹²  Información concerniente a una persona física relativa a sus bienes, derechos, cargas u obligaciones susceptibles de valoración económica, como pueden ser: bienes muebles e inmuebles, información fiscal, historial crediticio, ingresos y egresos, cuentas bancarias, seguros, afores, fianzas, número de tarjeta de crédito, número de seguridad, entre otros.

¹³  Información sobre una persona física relativa a imagen del iris, huella dactilar, palma de la mano u otros análogos.

¹⁴Se entiende por datos sensibles toda información concerniente a una persona física cuya utilización pueda dar origen a discriminación, tales como origen racial, estado de salud, preferencia sexual, etc.

¹⁵ Información sobre las posturas ideológicas, religiosas, filosóficas o morales de una persona.

¹⁶Opinión de una persona con relación a un hecho político o sobre su postura política en general.

¹⁷ Pertenencia de una persona a un sindicato y la información que de ello derive.

¹⁸ Información concerniente a una persona física relacionada con la valoración, preservación, cuidado, mejoramiento y recuperación de su estado de salud físico o mental, presente, pasado o futuro, así como información genética.

¹⁹Información de una persona física relacionada con su comportamiento, preferencias, prácticas o hábitos sexuales, entre otros.

²⁰Información concerniente a una persona física relativa a su pertenencia a un pueblo, etnia o región que la distingue por sus condiciones e identidades sociales, culturales y económicas, así como por sus costumbres, tradiciones y/o creencias.

²¹Información concerniente a una persona física relativa a desplazamientos que pueden ser duraderos o no, vinculados al lugar donde se vive o trabaja, y que realiza una persona.